Toplantıların verimsiz olduğuna inanmamıza rağmen bu konuda pro-aktif çözümlere gidilmemesine aklım ermiyor 🙁 Herkes şikayetçi ama toplantılar aynen yıllardır devam ediyor ve bu çok “büyük maliyetlere” neden oluyor.
Bazı toplantıların maliyetini hesaplayın bakın korkunç rakamlar çıkacaktır, o kadar yönetici o kadar saat bir toplantıda zaman kaybediyor! Peki alternatif maliyetini de hesaplayın bakın neler çıkıyor 🙁 Ama bir boyut daha var ki o bence en önemlisi; çalışanların enerjisi ve motivasyonu düşüyor!
Diyeceksiniz ki hocam yazdın ama peki toplantılar ne kadar sürmeli? Ben toplantıları ikiye ayırıyorum; operasyonel toplantılar ve stratejik toplantılar Operasyonel toplantılar; ilgili kişilerin kendi işini bildiği bir konuyu gündeme getirip “ben nu işi böyle çözeceğim fikri olan var mı” demesi gereken toplantılar. Bu toplantıları 15 dakikada tamamlamak mümkün nitekim operasyonel bir konu için karar verilecek ama bizim iş yapma kültürümüzde “nasılsın, işler nasıl, bir çay kahve söylesek” ve bunun gibi ısınma hareketlerine ihtiyacımız olduğunu kabul edelim ve ekstra bir beş dakika verelim – o zaman operasyonel toplantılar 20 dakikadan fazla sürmemeli. Herkes bunu kabul etmeli ve toplantılar buna göre disiplin edilmeli. Hatta bunu yapamayanların gerekirse cep telefonu ve bilgisayar kullanımına 20 dk ara vermesini tavsiye ediyorum – “HAYIR OLAMAZ”diyenleri duyuyorum, walla “EVET OLUR”. İşe doğru yerden yaklaşın ve bu verimsizliğe son verin etkin bir yönetim anlayışı ile bunu çözmek için harekete geçin.
Operasyonel toplantıların neden verimsiz hale geldiğine odaklanın; mesela çok bilindik bir karar toplantısında toplantıya katılanlardan biri bir anda “acaba bu işi bundan sonra böyle yapsak mı acaba” diye bir soru sorduğunda dikkat edin o kısa toplantı bir anda 2 saatlik bir toplantıya dönüşür. Sonuç çıkmaz ve oradan direkt yemeğe gidilir 🙂 Hatta yemeğe giderken biz neye karar verdik şimdi diye bir muhabbet de gündeme gelir! Bunun sebebi operasyonel bir toplantıda bir anda stratejik bir konunun gündeme gelmesidir – öyle değil mi? Oysa stratejik bir konuyu tartışmak için bazı parametrelere ihtiyaç var!
Stratejik toplantılar; şirketin hedeflerini etkileyecek, bazı iş modellerini veya süreçlerini gözden geçirmesine sebep olacak, bir şeyi eskisinden farklı yapılmasına ön ayak olacak olan toplantılardır. Stratejik toplantıların yapılması için iki temel gereksinim vardır; toplantıda mutlaka ilgili karar vericiler olmalıdır ve kararı destekleyecek veriler hazır olmalıdır. Aksi durumda subjektif yorumlardan kurtarılamayan veya güç savaşına dönüşen bir toplantı olması muhtemeldir. Stratejik toplantılar süre olarak 90 dakika kadar sürmelidir, uzayacak olursa ara vermek koşulu ile 2 ad. 60 dakika uygun olabilir. Bu toplantıların frekansına gelince; değişim ve dönüşüm sürecinde olan işletmelerde ayda bir belki 6 haftada bir yapılmasında fayda vardır.
Operasyonel toplantılarda gündeme gelen ve stratejik olduğu düşünülebilecek olan konuların toplantı katılımcıları tarafından o toplantıda değil konuşmak üzere stratejik toplantıya gündem olarak taşınması gerekir. Böylece işletme operasyonel dünyada hızlıca yol alırken, çalışanları için daha etkin bir yönetim anlayışını sağlar, hem de stratejik konuları en doğru şekilde ele alarak GELECEĞİNE YATIRIM yapmaya devam eder ve yarının işletmesini yaratılır.
Comments